Pola Komunikasi Organisasi Menentukan Efektivitas Kinerja
Dalam Sebuah Organisasi
Oleh Erna Nurliza
A.
PENDAHULUAN
Komunikasi
tidak hanya ilmu yang di pelajari dikelas maupun dalam jenjang perkuliahan,
namun komunikasi telah di ajarkan pula oleh Allah SWT, melalui Al Qur’an
tentang bagaimana pentingnya komunikasi bagi umat manusia, terlebih khususnya
bagi umat islam. Dan komunikasi organisasi sangat di perlukan dalam menjalankan
sebuah organisasi, karena keberhasilan suatu organisasi dinilai dari pola
komunikasi interpersonal masing-masing stake holders dalam mengemban tugas dan
amanahnya. Dalam organisasi komunikasi merupakan alat yang berfungsi sebagai
penghubung dan pembangkit motivasi antar setiap anggota sehinggga sebuah
organisasi dapat berjalan maju, dan proses komunikasi yang efektif merupakan
syarat terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
komunikasi juga memiliki
peran penting di semua bidang, baik pada individu maupun dalam organisasi, dan
Adanya struktur organisasi membuat koordinasi dalam organisasi memerlukan
system komunikasi yang baik
Organisasi dan komunikasi termasuk
dua hal yang tidak bisa di pisahkan, dimana antara yang satu dengan yang
lainnya berkaitan, organisasi merupakan seni mengatur sesuatu, dan komunikasi
merupakan sarana untuk menyiapkan maksud dari organisasi.
Salah satu penyebab ketertinggalannya sebuah
organisasi baik dalam internal organisasi itu sendiri maupun dalam kinerja
organisasi tersebut adalah ketidakmampuan mengorganisasi dan melakukan
komunikasi yang efektif.
1.
Definisi
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi menurut para ahli,
salah satunya Wayne Pace dan Don F Faules, menurut mereka komunikasi organisasi
dapat di definisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara
unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu (Wayne, pace dan Faules Don F, 2002 : hal 31).
Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan
hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya. Komunikasi organisasi terjadi
kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu
organisasi menafsirkan suatu pertunjukan.
Fokus komunikasi organisasi adalah
anggota-anggota dalam organisasi. Proses penciptaan makna atas interaksi yang
menciptakan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah
organisasi.
Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia
adalah cara berfikir. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain
dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual understanding). Pendek kata
agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referesi (frame of references) maupun
bidang pengalaman (field of experiences). Dikatakan oleh Redi Panuju (hal 2)
meskipun nyaris mustahil menyamakan ranah kognitif individu-individu dalam
organisasi, tetapi melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan substansi
isinya terdesain, minimal terjadi proses penyebarluasan (difusi)
dimensi-dimensi organisasi pada setiap orang.
Barry Cushway dan Dereck Lodge dalam Redi
Panuju (Panuju, 1999: 2) menggambarkan bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi
sebagai pembentuk Organization Climate, yaitu iklim organisasi yang mengggambarkan
suasana kerja organisasi atau sejumlah keseluruhan perasaan dan sikap
orang-orang yang bekerja di dalam
organisasi.
2.
Pentingnya
Komunikasi Organisasi
Para manajer menghabiskan sekurangnya 80%
dari bekerjanya dalam keseharian adalah melakukan komunikasi langsung dengan
orang lain. Dengan kata lain, 48 menit dalam setiap jam dihabiskan dalam
pertemuan, telepon, komunikasi online, bicara informal, Ketika berjalan di
sekitarnya. Adapun 20% lainnya, biasanya waktu digunakan manajer duduk dan
bekerja, kebanyakan juga komunikasi dalam bentuk membaca dan menulis, bahkan Trump (2008:33) menghabiskan waktunya
setiap 15 menit sekali menelepon orang-orang penting yang menjadi mitra
bisnisnya.
Nampak pada praktiknya manajer merupakan
juara komunikasi, karena para manajer mengumpulkan informasi dari dalam dan
diluar organisasi serta kemudian mendistribusikan informasi yang sesuai kepada
orang lain yang memerlukannya. Para manajer berkomunikasi adalah bertujuan
secara langsung untuk perhatiap setiap orang, menuju visi, nilai dan sasaran
yang di inginkan dari tim dan organisasi serta mempengaruhi orang untuk bekerja
dengan satu cara mencapai sasaran. Para manajer memudahkan pembicaraan dengan
strategi komunikasi terbuka, secara aktif mendengarkan orang lain menggunakan
dialog praktis, menggunakan umpan balik pembelajaran dan perubahan.
Organisasi dan komunikasi merupakan dua
hal yang penting bagi kehidupan manusia. Kedua hal itu juga mempunyai hubungan
yang sangat erat antara satu dengan yang lain.(Lubis, 2016:231).
3.
Fungsi
Komunikasi Organisasi
Salah satu prinsip terpenting dalam
menentukan keberhasilan sebuauh organisasi adalah kemempuan berkordinasi antara
atasan dan bawahan. (Megrat dan Bates, 2017:4). Secara sederhana, Saefullah
(2007:9) menjelaskan bahwa fungsi komunikasi sebagai berikut:
§ Menyampaikan Informasi (to Inform)
§ Mendidik (to educate)
§ Menghibur (to entertain)
§ Perubahan social (Social Change)
Komunikasi organisasi menjadi alat paling
strategis dalam menjalankan berbagai kegiatan organisasi sehingga tugas pokok
dan fungsinya dapat terlaksana dalam mencapai
tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Gibs dan Hotgetts sebagaimana
yang dikutip oleh Syafaruddin (2016:266) bahwa ada empat jenis komunukasi dalam
organisasi dilihat dari penggunaan chanel maka proses informasi yaitu terdiri
dari:
§ Komunikasi dari atasan kepada bawahan (Downward
communication)
§ Komunikasi dari bawahan kepada pimpinan (upward
communication)
§ Komunikasi horizontal (komunikasi pada level
yang sama dalam organisasi)
§ Komunikasi diagonal (komunikasi individu dalam
level dan bidang berbeda).
4.
Pola
Komunikasi organisasi
“Organisasi
terdiri dari sejumlah orang, ia melibatkan keadaan saling tergantung,
ketergantungan memerlukan koordinasi, koordinasi mensyaratkan komunikasi”.
Demikian hubungan antara komunikasi dan
organisasi yang dinyatakan oleh William V. Hanney dalam Effendi (1984:146),
kemudian dapat dikatakan bahwa Ketika berbicara mengenai organisasi maka tidak
akan lepas dari komunikasi karena komunikasi merupakan sine qua non bagi organisasi.
Komunikasi sangat penting dalam membina hubungan antar manusia yang terlibat
dalam sebuah organisasi. Masing-masing anggota organisasi yang memiliki
kepentingan pribadi Bersatu padu membentuk kepentingan bersama.
Dalam perjalanan sebuah organisasi, kedua
kepentingan ini sangatlah mungkin berbenturan sehingga menimbulkan konflik.
Pada tahap inilah komunikasi hadir dan berperan penting dalam meniadakan
konflik yang terjadi antara dua kepentingan tersebut.
5.
Manfaat
mempelajari pola komunikasi organisasi
Dengan mempelajari pola komunikasi
organisasi maka akan mendatangkan beberapa manfaat yaitu:
§ Memahami proses komunikasi yang terjadi dalam
organisasi
§ Memahami pola komunkasi dalam organisasi
§ Meningkatkan keterampilan berkomunikasi dalam organisasi
§ Meningkatkan kemampuan dalam mengatasi konflik dalam organisasi.
6.
Efektivitas
komunikasi dalam organisasi
Organisasi yang sukses adalah organisasi
yang dapat memperhatikan dan selalu membangun komunikasi dengan
lingkungannya. Komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok
atau organisasi apapun. Riset yang ada mengindikasikan bahwa komunikasi yang
buruk paling sering di sebut-sebut sebagai sumber konflik antarpersonal, karena
individu-individu tersebut menghabiskan hampir 70% dari waktu mereka untuk
berkomunikasi (menulis, membaca, berbicara dan mendengar).
(Robbins, 2008) karena dengan komunikasi
orang bisa menyampaikan makna, informasi, idenya.
Dalam lingkungan organisasi, komunikasi
perlu dibangun untuk membuat organisasi tersebut mampu bertahan dan
meminimumkan konflik. Banyak persoalan dapat diselesaikan jika komunikasi
berjalan lancar. Namun banyak juga organisasi menjadi runtuh tenggelam karena
tidak membangun komunikasi yang benar. Salah satu dari kekuatan terbesar yang
merintangi kinerja individu, kelompok, dan organisasi untuk berhasil adalah
kurangnya komunikasi yang efektif.
7.
Hambatan
bagi komunikasi yang efektif
Ada beberapa hambatan yang berpotensi
memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif, yaitu:
a.
Emosi.
Emosi-emosi ekstrim seperti rasa girang alang bukan
kepalang atau depresi memiliki potensi yang sangat besar untuk menghambat
komunikasi yang efektif.
b.
Bahasa. jika kita memahami bagaimana masing-masing dari kita memodifikasi
Bahasa, berbagai kesulitan komunikasi kiranya dapat diminimalkan masalahnya
adalah bahwa para anggota dalam sebuah organisasi biasanya tidak menyadari
bahwa orang-orang yang berinteraksi dengan mereka telah memodifikasi Bahasa
tersebut
c.
Komunikasi
antara pria dan wanita
Komunikasi antara pria dan wanita
laki-laki sering mengeluh bahwa perempuan selalu berbicara mengenai
masalah-masalah mereka. Wanita sebaliknya mengkritik laki-laki karena tidak
bisa mendengarkan yang terjadi, grusa-grusu dan mau menang sendiri.
d.
Sikap
diam, didefininisikan sebagai ketiada’an kata-kata atau
kegaduhan umumnya di abaikan sebagai bentuk komunikasi non perilaku. Sikap diam
juga bukan suatu kegagalan untuk berkomunikasi seperti yang di percaya oleh
banyak orang. Bahkan hal tersebut dapat menjadi suatu bentuk komunikasi yang
sangat kuat.
8.
Komunikasi
Organisasi dalam Pendidikan Islam
Islam adalah agama universal yang
ajaran-ajarannya berlaku pada semua tempat dan sepanjang zaman. Sebagai agama
wahyu, islam mengatur seluruh aspek kehidupan duniawi dan ukhrowi. Ajarannya
mencakup seluruh aspek kehidupan individu, kelurga, masyarakat dan bangsa, baik
tentang akidah, ibadah, akhlak dan mu’amalah. Bahkan kuantitas dan kualitas
kehidupan di dunia akan menentukan tempat dan corak kehidupan di akhirat.
Karena itu, islam merupakan ajaran yang menjadi rahmat bagi sekalian alam
(rahmatan lil ‘alamin), menciptakan keselamatan, ketentraman dan kebahagian
bagi semua makhluk tuhan di alam semesta ini.
Komunikasi
termasuk salah satu kata kunci bagi manusia untuk mengekspresikan dirinya,
membentuk jaringan interaksi social, dan mengembangkan kepribadiannya. Para
pakar komunikasi sepakat sengan para psikolog bahwa kegagalan komunikasi berakibat
fatal baik secara individual maupun social. (Kholil dan Lubis,2017:19). Secara
individual, secara individual kegagalan komunikasi menimbulkan frustasi,
demoralisasi, alienasi, dan penyakit-penyakit jiwa lainnya.
Sedangkan secara social, kegagalan komunikasi
menghambat saling pengertian, kerja sama toleransi, dan merintangi kegiatan
pelaksanaan norma-norma social.
Salah
satu proses komunikasi dalam al-qur’an adalah berdialog. Ada beberapa etika
berdialog dalam al-qur’an, yaitu:
1)
Bersih
niat dan bertujuan mencari kebenaran (QS. Hud/11:88)
2)
Memperhatikan
dan mendengarkan lawan bicara dengan baik (QS. Thoha/20:65)
3)
Bersikap
adil, objektif dan proporsional (QS. Ali-Imran/3:13-14; Al-Maidah/5: 8;
As-saba’/34:24)
4)
Berbekal
ilmu dan argumentasi yang kuat (QS. Al-Haj/22:3; Al-Isra’/17:36);
5)
Menggunakan
retorika yang jelas dan singkat (QS. An-nisa’/4:46) memilih kata-kata yang
baik, lemah lembut dan tidak keras kepala (QS. Taha/20:43-44; An
Naziat/79:18-19);
6)
Berangkat
dan common platform (titik persamaan) (QS. Ali-Imran/3:64);
7)
Menghormati
lawan bicara dan tidak merencahkannya (QS. Al-An’am/6: 108; Al Hujrat/49: 11);
8)
Menghindari
fanatisme berlebihan (QS. Al-Baqarah/2:170). (Syafruddin, 2016:266)
Rasulullah adalah manusia hebat, selain
hebat dan piawai dalam merancang strategi, beliau juga memiliki kompetensi
dalam mentransfer informasi dan ilmu pengetahuan kepada orang lain. Kepiawaian
yang di maksud adalah keterampilan berkomunikasi sehingga orang lain mudah
mencerna keinginannya. Orang hebat adalah orang yang pandai berkomunikasi
dengan Bahasa yang lugas, jelas, dan sesuai dengan kondisi yang di butuhkan.
Paling tidak terdapat 2 pertimbangan
mendasar yang patut di perhatikan untuk menjawab mengapa komunikasi Pendidikan
itu penting. Pertama, dunia Pendidikan sangat membutuhkan sebuah pemahaman yang
holistic, komprehensif, mendasar dan sistematis tentang pemanfaatan komunikasi
dalam implementasi kegiatan belajar-mengajar. Tanpa ruh komunikasi yang baik,
maka Pendidikan akan kehilangan cara dan orientasi dalam membangn kualitas
output yang di harapkan.
C.
Kesimpulan
Komunikasi merupakan pemberian, pemindahan
dan pertukaran gagasan, pengetahuan, informasi dan sejenisnya dengan mekanik,
atau elektronik, tulisan atau signal tertentu. Proses komunikasi tersebut
pemberian tanda dan pengubahan makna dalam rangka usaha menciptakan pembagian
pengertian/pemahaman. Dalam konteks organisasi, komunikasi merupakan jantung
dari organisasi yang berperan sebagai penentu efektif atau tidaknya sebuah
organisasi.
Komunikasi tidak dapat
kita hindari, baik sebagai mahasiswa, karyawan maupun pimpinan, karena 70-90
persen dari aktivitas kita berisi komunikasi, baik tulisan maupun lisan. Dalam
proses komunikasi tersebut tidak terlepas dari hambatan-hambatan namun demikian
factor-faktor penghambat ini dapat diatasi secara individu maupun
organisasional.
Secara individu keahlian
yang paling penting untuk memperbaiki efektivitas komunikasi adalah dengan
memperbaiki keahlian mendengarkan, mendorong komunikasi dua arah, mempelajari
Bahasa dan makna, menjaga kredebilitas dan sensitive terhadap perspektif
penerima atau pengirim pesan. Sedangkan secara organisasional, dalam komunikasi
harus ada tindak lanjut, mengatur arus informasi serta memahami keunggulan dari
berbagai media. Yang jelas dalam komunikasi harus bisa merebut perhatian,
merasa dibutuhkan, apa yang kita sampaikan memuaskan, dapat memvisualisasi dan
mampu mendorong orang lain untuk melakukan Tindakan.
DAFTAR PUSTAKA
Jurnal Makna Vol.5- No .1
At. Ta’dib : Jurnal Ilmiah Prodi
Pendidikan Agama Islam Vol.11, No. 2, Desember 2019: 127. 136.
Pakar komunikasi.com
Dedi Sahputra Napitupulu. Komunikasi
Organisasi Pendidikan Islam 135
Media Ekonomi & Teknologi informasi
Vol. (17 No. 2 September 2011).